Зачем делать резервное копирование Office 365 и как выбрать сервис 2024

Данные вашей компании — это двигатель всей вашей организации. Потеря данных, шифрование или несанкционированное распространение может поставить под угрозу и даже остановить все процессы и привести к огромным потерям.

Вот почему вы должны убедиться, что ваша информация защищена. Если вы используете Office 365 для управления своими данными и уверены, что они уже защищены, эта статья для вас.

Зачем вам нужно резервное копирование Office 365?

Основная причина, без сомнения, в ограничениях собственных инструментов Office 365. Наиболее распространенная ошибка среди пользователей Office 365 заключается в том, что собственные инструменты могут заменить полноценную службу резервного копирования, если правильно ее настроить.

Однако такие инструменты, как eDiscovery для Office 365, по своей сути не являются средством резервного копирования.

• Вы не можете восстановить данные в различных службах Office 365, таких как Outlook и Контакты.
• Вы можете выполнить откат файлов OneDrive до предыдущей версии только в течение последних 30 дней.
• Эта функция отката для OneDrive не применима ни к одной другой службе Office 365. Но OneDrive — не единственная служба Office 365, которую вы используете. Вы не можете откатить второе по важности приложение во всей экосистеме — Outlook. Поэтому вам также нужно знать о резервном копировании электронной почты Office 365.
• Невозможность хранить одновременно основные данные и резервную копию считается уязвимостью системы безопасности.

Существует множество сценариев, когда данные организации могут быть повреждены. Вот лишь некоторые из них:

1. Случайное удаление

Самый распространенный сценарий поиска для восстановления. Если вы или другой сотрудник удалили важный файл, а затем очистили корзину, считайте этот файл невосстановимым. То же самое относится к повторяющемуся событию в календаре.

2. Целенаправленная кибератака

Атаки методом подбора пароля (распыление паролей), фишинг, проникновение в сеть — существуют различные типы кибератак. Все они выполняются с одной единственной целью — получить доступ к вашим данным. Резервное копирование — это метод, позволяющий избежать или уменьшить последствия кибератак.

3. Вредоносное ПО

Вирус-вымогатель, шифрующий ваши данные, может распространяться через фишинг и вредоносную рекламу. Важно обнаружить и устранить заражение на ранней стадии, но это не всегда возможно. Но если ваша резервная копия отделена от вашей сети, вы можете восстановить «чистые» файлы в мгновение ока.

4. Миграция данных

Будем честны: процесс миграции данных может быть довольно напряженным и отнимать много времени у администратора, особенно если речь идет о больших объемах данных.

Однако если вы создаете резервную копию Office 365, перемещение данных между учетными записями становится простым и быстрым.

5. Архивация данных

Да, eDiscovery архивирует ваши данные и сохраняет записи ваших прошлых операций для анализа, аудита или юридических целей. Но вы можете не знать о eDiscovery, что он не предназначен для восстановления данных, особенно больших их объемов; скорее, его цель — находить файлы.

Резервное копирование, с другой стороны, позволяет быстро находить нужные файлы и восстанавливать их.

6. Неожиданные сбои

Даже гиганты публичного облака могут понести потери данных, которые иногда невозможно восстановить. Отключение электроэнергии, стихийное бедствие, отключение или кибератака могут уничтожить ваши данные в публичном облаке без всякой надежды на восстановление.

Сейчас трудно представить, что что-то может случиться с хранилищами Microsoft Azure, но это случалось много раз, и данные этих людей были потеряны навсегда. Представьте себе, что вы и другие пользователи не сможете получить доступ к информации из-за отключения центров обработки данных Microsoft? Если что-то случится с этими центрами, это поставит под угрозу все данные, на которые полагается ваша компания.

На что следует обратить внимание при выборе решения для резервного копирования Office 365?

Теперь вы знаете, почему резервное копирование Office 365 жизненно важно для вашего бизнеса. Но как выбрать решение?

Вот список основных характеристик, на которые следует обратить внимание при выборе сервиса резервного копирования:

• Необходимо резервное копирование служб Office 365. Не все резервные копии совместимы с приложениями Office 365, поэтому стоит обратить на это внимание.
• Настраиваемое удержание. Хранение — это период, в течение которого хранятся ваши резервные копии. Оптимальное резервное копирование позволяет вам настроить хранение в соответствии с вашим рабочим процессом. Вы должны сами выбирать, хранить ли данные в течение нескольких месяцев или хранить их неограниченное время. Кроме того, политика хранения должна позволять вам контролировать количество точек восстановления.
• Хранение данных из облака в облако. Этот тип хранилища — способ положить яйца в разные корзины, диверсифицируя поставщиков хранилищ. Если что-то случится с хранилищем Microsoft и ваши основные данные пропадут, они останутся в целости и сохранности на каком-то другом хранилище. Мы советуем использовать 3-2-1 резервный метод, когда вы держите по крайней мере три копии ваших файлов сохранены на два виды СМИ, по крайней мере один Внешнее хранилище. Резервное копирование из облака в облако для Office 365 от Spin — лучшее решение в этом случае.

Кроме того, резервное копирование из облака в облако, скорее всего, будет экономически выгодным выбором, чем локальное. Оно масштабируемо, что означает, что вы можете купить и управлять только тем объемом хранилища, который вам нужен. Это экономит время, поскольку вам не нужно нанимать команду ИТ-специалистов для настройки всех процессов — вы получаете сквозное обслуживание. И, конечно, никаких накладных расходов!

• Возможности миграции. Как мы уже упоминали выше, миграция — это значительная часть работы ИТ-администратора. Служба резервного копирования должна этим заниматься. Это сэкономит вашей компании кучу денег (не сохраняя платные подписки на Office 365 бывших сотрудников) и кучу времени, не перенося все данные вручную.
• Удобный. Быть удобным для пользователя и легко управляемым — это обязательно. Учитывая, что экосистема Office 365 сама по себе довольно запутана, решение для резервного копирования должно сделать ее более простой в эксплуатации.
• Поиск. Поиск определенного файла среди всего ландшафта данных, независимо от его размера, не должен быть сложным. Поэтому служба резервного копирования должна поставляться со встроенным поиском. Это сэкономит вам время на управление операциями восстановления.
• Шифрование высшего уровня. Безопасность имеет для вас первостепенное значение, и чтобы защитить ваши данные от утечек, ваша резервная копия должна быть зашифрована. Это сделает ее соответствующей основным правилам, таким как GDPR.

Хотите узнать больше о резервном копировании и восстановлении в Office 365? Узнайте о способах восстановления удаленных элементов в Office 365, посетив наш блог!